1. Inleiding
Er is behoefte aan een duidelijke en praktische handleiding met betrekking tot vrijwilligersbeleid, die als leidraad dient voor zowel bestuur als de overige vrijwilligers.
2. Doel van Voedselbank Dronten
Het hoofddoel van onze voedselbank is een bijdrage te leveren aan de vermindering van de (verborgen) armoede en aan verspilling van levensmiddelen in de regio Dronten. De nevendoelen zijn het terugdringen van het sociaal isolement van de doelgroep die van een laag besteedbaar inkomen moet rondkomen, evenals het stimuleren van deelname van vrijwilligers aan het initiatief waardoor er een grote betrokkenheid ontstaat bij de samenleving. De gehele organisatie wordt gedragen in alle functies door enkel en alleen vrijwilligers.
3. Wat is een vrijwilliger?
Wij hanteren de definitie volgens de Belastingdienst: een vrijwilliger is een persoon die niet beroepshalve en op vrijwillige basis werkzaamheden verricht voor een organisatie of een instelling zonder dat de vrijwilliger daarvoor een arbeidsvergoeding ontvangt.
4. Visie van Voedselbank Dronten op vrijwilligers
Omdat de Voedselbank uitsluitend werkt met vrijwilligers zijn deze van essentieel belang voor het realiseren van de doelstellingen van de Voedselbank. Het is het streven dat de vrijwilligers voldoening vinden in hun werk. Ter voorkoming van belangenverstrengeling/conflicten kunnen klanten van de Voedselbank niet ook als vrijwilliger voor de Voedselbank werkzaam zijn. Alleen met toestemming van het gehele bestuur kan hiervan afgeweken worden mits het motief goed beargumenteerd is.
5. Verantwoordelijkheid
Het vrijwilligersbeleid is de verantwoordelijkheid van het gehele bestuur en binnen het bestuur is het bestuurslid Algemeen de portefeuillehouder.
6. Aanmelding van een vrijwilliger
Het bestuurslid Algemeen heeft een overzicht van alle vacatures. Na een gesprek met een aspirant-vrijwilliger geeft hij aan welke relevante functies beschikbaar zijn. Op basis van voorkeur van de aspirant-vrijwilliger brengt hij de aspirant-vrijwilliger in contact met diens toekomstige team-coördinator, zo kan worden nagegaan of de betreffende functie voor de aspirant-vrijwilliger aantrekkelijk is.
Als dat het geval is, wordt in overleg met de betrokken team-coördinator besloten of de vrijwilliger in aanmerking komt voor die functie. Als de uitkomst positief is, wordt een vrijwilligersovereenkomst opgesteld en ondertekend door de vrijwilliger, betrokken team-coördinator en bestuurslid Algemeen. Pas daarna kan de vrijwilliger aan de slag, want vanaf dan is hij/zij ook verzekerd.
In de overeenkomst zijn alle afspraken over functie, werkzaamheden, werktijden, onkostenvergoeding en verzekering opgenomen.
Van de vrijwilligers wordt verwacht dat zij afhankelijk van hun functie de afgesproken tijd (in de overeenkomst) beschikbaar zijn.
Benoeming van team-coördinatoren en/of bestuursleden vindt plaats na introductiegesprekken met het bestuur en mogelijk de betrokken team- coördinatoren en na een positief advies van het bestuur en team-coördinatoren.
Benoeming vindt plaats bij algemeen besluit van de bestuursvergadering.
7. Wat wordt van een vrijwilliger verwacht
Hoewel vrijwilligerswerk vrijwillig is en er geen arbeidsovereenkomst aan ten grondslag ligt, is het NIET vrijblijvend. Er worden afspraken gemaakt waarvan verwacht wordt dat de vrijwilligers deze nakomen. Dat kunnen afspraken zijn over de werktijden en inhoud van het werk. Verder wordt van een vrijwilliger o.a. verwacht dat hij/zij:
- Betrokken is bij de doelgroep van de Voedselbank.
- Bereid is zich voor een zekere, nader te bepalen periode te verbinden aan de Voedselbank.
- Een open houding heeft, zowel naar klanten als naar collega’s en sponsoren.
- De doelstellingen van de Voedselbank onderschrijft.
- Bereid is tot samenwerking en overleg.
- Meedenkt over en vervolgens inspraak heeft in het proces voor een toekomstig beter en efficiënter functioneren van de Voedselbank.
- De afspraken nakomt.
- Verantwoordelijkheid neemt voor de uit te voeren taken.
- Deelneemt aan het vrijwilligersoverleg.
- Bereid is tot het bespreekbaar maken van problemen en gebruik maakt van zijn/haar communicatieve vaardigheden.
- Bereid is de verantwoordelijke coördinator of het betrokken bestuurslid zo gauw mogelijk te informeren als blijkt dat hij/zij als vrijwilliger niet in staat is de afgesproken werkzaamheden te verrichten.
- Zijn/haar geheimhoudingsplicht strikt naleeft: dus horen, zien en zwijgen, d.w.z. geen informatie m.b.t. de klanten van de Voedselbank met anderen deelt.
- Zich onthoudt van alles wat schadelijk is of kan zijn voor Voedselbank en/of vrijwilliger.
8. Betrokkenheid van vrijwilligers
De motieven van vrijwilligers om bij de Voedselbank te werken zijn heel divers. Vrijwel alle vrijwilligers worden gedreven door de missie en doelstellingen van de Voedselbank en willen zelf een concrete bijdrage leveren aan de praktische ondersteuning van mensen in nood en het tegengaan van voedselverspilling. Het vrijwilligerswerk biedt mensen daarnaast ook kansen om hun kennis, vaardigheden en werkervaring in te zetten voor anderen of juist nieuwe kennis en vaardigheden op te doen.
9. Evaluatie
Na drie maanden vindt een evaluatiegesprek plaats tussen de aspirant-vrijwilliger, de betrokken team-coördinator en het bestuurslid Algemeen om te bepalen of zijn/haar overeenkomst verlengd kan worden en zo ja, of er voorwaarden in de overeenkomst aangevuld of aangepast moeten worden, zodat de vrijwilliger bij de Voedselbank werkzaam kan blijven.
10. Rooster
Voor de volgende teams van vrijwilligers zijn er vaste roosters opgesteld, zowel geschreven als ongeschreven:
- De chauffeurs poule: voor de logistieke afhandelingen van de te verkrijgen en te bezorgen voedselproducten/goederen.
- Het klantenzorg team: voor de wekelijkse verwerking van klantengegevens en klanten screening update van Maatschappelijke Dienstverlening Flevoland (MDF). Per toerbeurt telefonisch en via de mail bereikbaar zijn.
- Voor alle vrijwilligers die direct betrokken zijn bij de voorbereiding en uitgifte van de wekelijkse voedselpakketten. Dit geldt voor alle locaties van de Voedselbank Dronten.
- Voor de vrijwilligers die werkzaam zijn in het ‘Servicecentrum, die de gehele secretariële administratie up-to-date houden. Zij zijn 2x per week een dagdeel fysiek aanwezig op de Voedselbank en via de mail continue bereikbaar.
11. Continuïteit van de dienstverlening
Voor coördinerende functies is het volgende van belang:
Omdat de Voedselbank uitsluitend met vrijwilligers werkt, is de zorg voor continuïteit een belangrijk aandachtspunt. Om deze reden worden met name coördinerende functies bij voorkeur door twee personen, in duobaan, uitgevoerd. Dit maakt dat vrijwilligers gemakkelijk elkaars taken kunnen waarnemen of overnemen in geval een van tweeën tijdelijk of voor langere tijd afwezig is.
12. Vragen, problemen, klachten, conflicten en geschillen
Uitgangspunt is dat vragen, problemen en klachten, conflicten en geschillen zo laag en zoveel mogelijk zelf in de organisatie dienen te worden behandeld en te worden opgelost.
Biedt dit geen oplossing dan kan de vrijwilliger de zaak vervolgens voorleggen aan de team-coördinator of het bestuurslid Algemeen.
Mocht de team-coördinator/ het bestuurslid Algemeen naar de mening van de vrijwilliger deel uitmaken van het probleem of de klacht dan heeft de vrijwilliger het recht, als het bestuurslid Algemeen onderdeel van het geschil is, de kwestie rechtstreeks voor te leggen aan een neutraal bestuurslid en wordt gezamenlijk met alle betrokken partijen naar een bevredigende oplossing gezocht.
Vrijwilligers die een klacht of een geschil hebben, leggen deze in eerste instantie voor aan hun team-coördinator (of bestuurslid Algemeen). Deze registreert de klacht of het geschil, bespreekt de klacht of het geschil zo nodig in teamverband en informeert de vrijwilliger over de genomen of te nemen vervolgstappen. Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij of zij de klacht of het geschil goed onderbouwt en meedenkt over mogelijke oplossingen. Van de team-coördinator (of bestuurslid Algemeen) wordt verwacht dat hij of zij de klachten serieus neemt en alle mogelijkheden benut om tot een oplossing te komen.
Wanneer deze interne afhandeling van klachten of geschillen niet resulteert in een voor alle partijen aanvaardbare oplossing, kan ervoor gekozen worden de klacht te behandelen in overeenstemming met de Regelingen voor Klachten, Geschillen en Beroepszaken zoals vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van Voedselbanken Nederland. Deze zijn opvraagbaar bij het bestuur en wanneer alle mogelijkheden voor een zelfstandige onderlinge oplossing van klachten en geschillen zijn uitgeput.
13. Onvoldoende functioneren
Als een vrijwilliger onvoldoende functioneert dan wordt de vrijwilliger hierop aangesproken door de betrokken team-coördinator. Als leidraad dient de vrijwilligers overeenkomst en wordt bekeken of nieuwe afspraken gemaakt kunnen worden. Gezamenlijk zal een beslissing genomen moeten worden hoe verder om te gaan met de situatie.
14. Intimidatie
Intimidatie wordt niet getolereerd. Correcte omgangsvormen zijn van toepassing. Zie verder onder punt “Opzegging”.
15. Opzegging
Opzegging van de vrijwilligersovereenkomst moet minimaal 1 maand van tevoren plaatsvinden, tenzij dit door omstandigheden niet haalbaar blijkt te zijn. Dit kan geschieden op initiatief van de vrijwilliger, evenals op dat van de Voedselbank.
In sommige gevallen kan de Voedselbank besluiten de samenwerking eenzijdig en per direct stop te zetten. De Voedselbank kan tot dit besluit komen wanneer een vrijwilliger de kernwaarden, huisregels en/of algemeen aanvaarde omgangsvormen bij herhaling negeert of bij een dusdanig grove overschrijding van de algemene normen en waarden dat de samenwerking niet kan worden voortgezet.
16. Afscheid
Als bij vertrek afscheid wordt genomen van een vrijwilliger zal het afscheid in onderling overleg vormgegeven worden.
Ook is een exitgesprek noodzakelijk om de functie op een passende manier over te dragen aan een opvolger en zodat alle lopende en praktische zaken goed worden afgerond.
Hierbij denken we aan het inleveren van toegangspas, sleutels, telefoon en specifieke Voedselbank informatie en aan wat verder ter sprake komt dat niet elders vermeld staat.
17. Ziekte
Bij ziekte van een vrijwilliger spelen team-coördinatoren en bestuursleden een actieve rol in het onderhouden van contact. Vrijwilligers melden zich tijdig, bij voorkeur telefonisch, af bij hun team-coördinator. Op deze manier kan direct worden kortgesloten of er die dag of week afspraken of werkzaamheden zijn die moeten worden afgezegd of overgenomen. Na de eerste ziekmelding onderhoudt de team-coördinator regelmatig contact met de vrijwilliger om op de hoogte te blijven van het ziekteverloop. Bij langdurige ziekte zorgt de team-coördinator dat taken van de vrijwilliger worden waargenomen of overgedragen en informeert hij of zij ook het bestuur over geplande vervolgacties. Naast de zorg voor uitvoering van werkzaamheden zorgt de team-coördinator, samen met het team, ook voor regelmatige aandacht en opkikkers in de vorm van een kaartje, bloemetje of bezoek. De kosten zijn te declareren bij het bestuur Voedselbank (zie vergoeding!).
Ook bij ingrijpende persoonlijke gebeurtenissen onderhoudt de Voedselbank actief contact met de vrijwilliger. Na ontvangst van een dergelijk bericht neemt de team- coördinator of een collega-teamlid contact op, ook om af te stemmen wie er nog meer van dit bericht op de hoogte moeten zijn en waar de vrijwilliger zelf behoefte aan heeft. Bij het onverhoopt overlijden van een vrijwilliger neemt de team- coördinator of een collega-teamlid contact op met de nabestaanden en wordt, na overleg met hen, besloten hoe de berichtgeving hierover binnen de Voedselbank zal plaatsvinden en op welke manier op passende wijze afscheid zal worden genomen.
18. Training
Als het bestuur dit noodzakelijk vindt en/of op advies van Voedselbank Nederland worden trainingen beschikbaar gesteld voor vrijwilligers, bijvoorbeeld met betrekking tot wettelijke verplichtingen. Wordt door Voedselbank Dronten een betaalde training beschikbaar gesteld, dan wordt van de vrijwilliger verwacht, dat hij/zij nog voor minimaal 1 jaar als vrijwilliger bij de Voedselbank Dronten werkzaam zal zijn.
19. Vergoeding
De Voedselbank biedt vrijwilligers een tweetal specifieke materiële voorzieningen: een on-/reiskostenvergoeding en een vrijwilligersverzekering. Voor de reiskostenvergoeding kunnen alleen vrijwilligers in aanmerking komen die in Dronten werken en buiten de gemeente Dronten wonen.
Voor het declareren van reis- en onkosten dient uitsluitend gebruik te worden gemaakt van formulieren die verkrijgbaar zijn bij het Servicecentrum. Deze formulieren dienen voor het einde van de maand ingediend te worden bij betrokken team-coördinator. Laatstgenoemde controleert de inhoud, geeft middels een handtekening goedkeuring aan de declaratie en stuurt het formulier vervolgens door naar het servicecentrum voor verdere afhandeling en uitbetaling. De Voedselbank adviseert vrijwilligers om zelf een kopie van de declaraties in hun eigen archief te houden.
20. Communicatie en coördinatie vanuit het bestuur
Door het bestuur wordt 2 keer per jaar een bijeenkomst voor alle Voedselbank vrijwilligers georganiseerd.
De vrijwilliger ontvangt een exemplaar van de nieuwsbrief die Voedselbank Dronten periodiek (streven 1x p/m) digitaal uitgeeft.
21. Aansprakelijkheid- en Ongevallenverzekering/ Arbo- , Brand- en Veiligheids voorschriften Voedselbank Dronten
Verzekeringen:
De Voedselbank Dronten kan als vrijwilligersorganisatie terugvallen op de aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering van de gemeente Dronten voor wat betreft haar vrijwilligers.
Arbo en Voedselveiligheid
Van toepassing zijn o.a.:
- Het bestuurslid/team-coördinator logistiek is verantwoordelijk voor de uitvoering en
naleving van de wettelijke Arbo-, Brand- en (Voedsel-) Veiligheidseisen. - Veiligheidsschoenen: Vrijwilligers die voor het veilig verrichten van hun taken naar
het oordeel van de betrokken team-coördinator veiligheidsschoenen nodig hebben, krijgen daarvoor maximaal een keer per twee jaar een vergoeding van maximaal 100 Euro - Ladders en trappen: alleen goedgekeurde ladders en trappen mogen worden gebruikt.
- Vriezers: Voor werk in de vriezers wordt ten strengste aangeraden passende en beschikbaar gestelde kleding te dragen.
- EHBO-koffer: Er is een EHBO-koffer beschikbaar. De betrokken team-coördinator is belast met het up-to-date houden van de inhoud. Er is te allen tijde iemand die eerste hulp kan geven!
- Brandblussers: Brandblussers worden regelmatig gecontroleerd door een daarvoor gecertificeerde instantie. Andere en aanvullende en noodzakelijke instructies van bijvoorbeeld de brandweer en/of OFW worden opgevolgd.
- Heftruck: Indien aanwezig, mag een heftruck alleen door een vrijwilliger met een heftruck-rijbewijs worden bestuurd. Als gemotoriseerde hulpmiddelen worden gebruikt en geen certificatie vereist is worden deze gemotoriseerde hulpmiddelen door een ervaren vrijwilliger (of een vrijwilliger die daarvoor adequate instructies heeft ontvangen) gebruikt worden.
- Bestelbus: De zware bestelbus kan alleen gereden worden door ervaren chauffeurs die in bezit zijn van het daarvoor vereiste rijbewijs.
- Leeftijd vrijwilligers: Vrijwilligers jonger dan 18 jaar mogen niet voor de Voedselbank werken.
22. Nalatigheid
Te allen tijde moet, buiten het risico van het oplopen van verwondingen, een Arbo Boete worden voorkomen. De boetes kunnen fors zijn en daarom wordt iedereen geacht om de regels en richtlijnen na te leven.
Minimaal een keer per jaar wordt via een inventarisatie in de nieuwsbrief input gevraagd van de vrijwilligers over Arbo-, brand- en veiligheidszaken. Zo kan aangegeven worden wat en waar er verbeterd kan worden op het gebied van veiligheid. Hiervan wordt een actielijst gemaakt.
23. Niet voorzien in deze beleidsnotitie:
Ten aanzien van alle zaken en uitzonderingen waarin deze beleidsnotitie niet voorziet zal het voltallig bestuur besluiten waarbij als uitgangspunt het vrijwilligersbeleid van Voedselbank Nederland zal dienen.
24. Verspreiding
Deze Notitie vrijwilligersbeleid wordt na goedkeuring door het voltallig bestuur (digitaal) verstuurd naar alle actieve vrijwilligers.
25. Controle en herziening:
Deze beleidsnotitie wordt elke twee jaar geëvalueerd en waar nodig herzien.
Dronten: 12-05-2021
Voorzitter,
Bestuurslid Algemeen,
Secretaris,
